Reuniones Efectivas / Effective Meetings

Finalidad: define para qué y agenda


Elige única finalidad a concretar. Evita reuniones si se puede resolver por email, chat, tel. Haz la agenda lo más breve posible para dar tiempo a la participación de todos los miembros.


¿Quiénes deben asistir?


Invita sólo a tomadores de decisión, expertos de quienes se necesita opinión y representantes de quienes van a ser afectados (si se espera impacto significativo). Escoge el menor número de asistentes posible.


¿Cómo distribuir el tiempo?


Empieza en punto: 15 minutos tarde es perder 25% de una reunión de 1 hora.

  • Repasa agenda y novedades de integrantes resumidamente.

  • Facilita para que todos se involucren.

  • Obtén Compromisos.

Concluye con uno o más compromisos


Obtén compromisos que incluyan qué, quién y para cuándo. Envía el mismo día el acuerdo por escrito a quienes fueron y quienes deban estar informados.


Inclusión: participación de todos


Comparte la expectativa de participación de todos. Genera un espacio de confianza. Interviene si se concentra entre sólo algunos.



Define Purpose and Agenda


Choose a single purpose. Avoid meeting for things that can be replaced by email, chat, phone. Make the agenda as brief as possible so everyone can get involved


Who should attend?


Invite only decision makers, experts whose opinion is needed and those representing people that are going to be affected (if expected impact is significant). Pick as few participants as possible.


How to distribute time?


Start on time: 15 mins late means losing 25% of a 1-hour meeting. Quickly overview the agenda and get updates from members, Facilitate the discussion so everyone participates,


Get commitment (at least one)


Get commitment clarifying what, who and for when. Send a written agreement to all attendees and those who should be informed.


Inclusion: everyone participates


Share you expect everyone to engage. Create a trust environment. Intervene if only some are engaging in the discussion.be informed.

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